Wie bekomme ich eine Umsatzsteuer-ID als ausländisches Unternehmen?

Ausländische Unternehmen, die in Deutschland wirtschaftlich tätig sind, benötigen in vielen Fällen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Diese Nummer ist für innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen innerhalb der EU erforderlich und erleichtert steuerliche Vorgänge.

Hier erfährst du Schritt für Schritt, wie ein ausländisches Unternehmen eine USt-IdNr. in Deutschland beantragen kann.

1. Wann braucht ein ausländisches Unternehmen eine Umsatzsteuer-ID?

Ein ausländisches Unternehmen benötigt eine deutsche Umsatzsteuer-ID, wenn es:

–Waren oder Dienstleistungen an Kunden in Deutschland verkauft (B2B oder B2C)
-Innergemeinschaftliche Lieferungen in der EU durchführt (z. B. Export/Import mit anderen EU-Ländern)
–Lagerhaltung oder Dropshipping in Deutschland betreibt (z. B. Amazon FBA)
–Eine Betriebsstätte oder steuerliche Registrierung in Deutschland hat
–In Deutschland an Messen oder Veranstaltungen teilnimmt und dort Umsätze generiert

Wichtig: Falls das Unternehmen nur gelegentlich Geschäfte in Deutschland macht, reicht oft eine steuerliche Registrierung ohne Betriebsstätte.

2. Wo beantragt man die Umsatzsteuer-ID?

Zuständige Behörde:

• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben.
• Falls das Unternehmen in Deutschland steuerlich registriert werden muss, erfolgt der Antrag über das zuständige Finanzamt (nach Unternehmenssitz oder Tätigkeitsort in Deutschland).

3. Schritt-für-Schritt-Anleitung: So beantragst du die USt-IdNr.

Schritt 1: Steuerliche Registrierung in Deutschland

Ein ausländisches Unternehmen muss sich zuerst umsatzsteuerlich registrieren, um eine USt-IdNr. zu erhalten.

-Falls das Unternehmen eine Betriebsstätte in Deutschland hat → Anmeldung beim lokalen Finanzamt
-Falls das Unternehmen keine Betriebsstätte hat, aber steuerpflichtige Umsätze erzielt → Zuständiges Finanzamt für das Auslandsgeschäft (z. B. Finanzamt Hannover-Nord)

Benötigte Unterlagen für die Registrierung:

• Antragsformular zur steuerlichen Erfassung (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für ausländische Unternehmen)
• Gründungsdokumente und Nachweis der Geschäftstätigkeit
• Identitätsnachweis oder Handelsregisterauszug des Unternehmens
• Nachweis der geplanten Geschäftstätigkeit in Deutschland (z. B. Verträge, Rechnungen, Lagerverträge)

Tipp: Falls das Unternehmen in Deutschland nur umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, kann die steuerliche Registrierung mit einem Fiskalvertreter erleichtert werden.

Schritt 2: Beantragung der Umsatzsteuer-ID beim BZSt

Nachdem das Unternehmen beim Finanzamt steuerlich erfasst wurde, kann die USt-IdNr. direkt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragt werden.

Beantragungsmöglichkeiten:
-Online-Antrag über das ELSTER-Portal
-Schriftlicher Antrag per Post an das BZSt
–Über einen Steuerberater oder Fiskalvertreter

Benötigte Angaben:

• Steuernummer des Unternehmens (nach steuerlicher Registrierung in Deutschland)
• Name und Adresse des Unternehmens
• Angabe der wirtschaftlichen Tätigkeit

Bearbeitungszeit:

• Die Vergabe der USt-IdNr. dauert normalerweise 2–6 Wochen.
• Falls zusätzliche Prüfungen erforderlich sind, kann es länger dauern.

Tipp: Falls das Unternehmen schnell handeln muss, kann ein Steuerberater den Prozess beschleunigen.

4. Wie prüfe ich, ob die USt-IdNr. gültig ist?

Falls das Unternehmen bereits eine USt-IdNr. erhalten hat oder prüfen möchte, ob eine Nummer gültig ist, kann dies über das EU-VIES-System (VAT Information Exchange System) erfolgen.

Prüfung der USt-IdNr.:
-Online auf der VIES-Website der EU-Kommission
-Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern

Tipp: Bei Problemen mit der Validierung sollte das Unternehmen das Finanzamt kontaktieren.

5. Steuerliche Pflichten nach Erhalt der USt-IdNr.

Nach Erhalt der USt-IdNr. muss das Unternehmen regelmäßig Umsatzsteuermeldungen abgeben. Dazu gehören:

-Monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen
-Zusammenfassende Meldung (ZM) bei EU-Handel
-Jahresumsatzsteuererklärung

Tipp: Falls das Unternehmen eine Reverse-Charge-Regelung nutzen kann, entfällt oft die Abführung der deutschen Umsatzsteuer, da der Leistungsempfänger die Steuer zahlt.

6. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Falsche oder unvollständige Angaben bei der Registrierung → Alle Dokumente korrekt ausfüllen
Zu lange warten mit der Beantragung → Frühzeitig registrieren, um Verzögerungen zu vermeiden
Vergessen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben → Regelmäßige Meldungen sind Pflicht, auch wenn keine Umsätze erzielt wurden
Fehlende oder ungültige USt-IdNr. bei EU-Geschäften → Regelmäßig über das VIES-System prüfen