Lohnabrechnung in Deutschland: Pflichten für ausländische Arbeitgeber

Unternehmen aus dem Ausland, die Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen oder entsenden, müssen sich an das deutsche Lohnsteuer- und Sozialversicherungssystem halten. Die Lohnabrechnung ist dabei ein zentraler Aspekt. Fehler in der Abrechnung können zu hohen Nachzahlungen, Strafen oder rechtlichen Problemen führen.

1. Wer muss in Deutschland eine Lohnabrechnung erstellen?

Grundsatz:
Sobald ein Mitarbeiter in Deutschland sozialversicherungspflichtig beschäftigt ist oder der deutschen Lohnsteuer unterliegt, muss eine deutsche Lohnabrechnung erstellt werden.

– Pflicht zur Lohnabrechnung besteht für:

• Deutsche Unternehmen mit Angestellten
• Ausländische Unternehmen mit Niederlassung oder Betriebsstätte in Deutschland
• Arbeitgeber aus dem EU-Ausland, die Arbeitnehmer dauerhaft in Deutschland beschäftigen

Praxisbeispiel:
Ein polnisches Bauunternehmen eröffnet eine Niederlassung in Deutschland und stellt Bauarbeiter ein. Da die Arbeitnehmer in Deutschland arbeiten und sozialversicherungspflichtig sind, muss das Unternehmen deutsche Lohnabrechnungen erstellen.

2. Was muss eine Lohnabrechnung in Deutschland enthalten?

Die Lohnabrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben und muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören:

• Arbeitgeberdaten: Name, Anschrift, Betriebsnummer
• Mitarbeiterdaten: Name, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer
• Bruttoeinkommen: Grundgehalt, Zuschläge, Boni
• Abzüge: Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Kirchensteuer (falls zutreffend)
• Nettoverdienst: Endbetrag, den der Arbeitnehmer erhält
• Auszahlungsdatum und Bankverbindung

Wichtig:
Die Lohnabrechnung muss monatlich erstellt und dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden.

Praxisbeispiel:
Ein französisches Unternehmen stellt einen Außendienstmitarbeiter in Deutschland ein. Jeden Monat erhält er eine Lohnabrechnung mit Angaben zu Brutto- und Nettogehalt, Steuerabzügen und Sozialversicherungsbeiträgen.

3.Wann müssen ausländische Arbeitgeber Lohnsteuer in Deutschland zahlen?

-Lohnsteuerpflicht besteht, wenn:

1. Der Arbeitnehmer seinen gewöhnlichen Arbeitsort in Deutschland hat.
2. Der Arbeitnehmer sein Gehalt aus Deutschland bezieht.
3. Kein A1-Formular für eine Entsendung aus einem anderen EU-Land vorliegt.

Wichtig:
Selbst wenn ein Arbeitgeber keinen Sitz in Deutschland hat, kann er verpflichtet sein, Lohnsteuer in Deutschland abzuführen.

Praxisbeispiel:
Ein niederländisches Unternehmen hat keinen Sitz in Deutschland, aber ein deutsches Verkaufsteam. Das Unternehmen muss die Lohnsteuer in Deutschland abführen und eine Betriebsnummer beantragen.

4. Wie registrieren sich ausländische Arbeitgeber für Lohnabrechnung und Sozialversicherung?

1. Betriebsnummer beantragen
Bei der Bundesagentur für Arbeit – notwendig für die Anmeldung zur Sozialversicherung.

2. Lohnsteuer-Registrierung beim Finanzamt
Arbeitgeber ohne Sitz in Deutschland müssen sich beim zuständigen Finanzamt anmelden.

3. Anmeldung der Arbeitnehmer bei einer Krankenkasse
Die gewählte Krankenkasse übernimmt die Meldung an die Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

4. Monatliche Lohnabrechnung erstellen und Abgaben überweisen

• Lohnsteuer an das Finanzamt
• Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkasse

Praxisbeispiel:
Ein belgisches Unternehmen mit Mitarbeitern in Deutschland beantragt eine Betriebsnummer und registriert sich beim Finanzamt, um die Lohnabrechnung korrekt durchzuführen.

5. Sanktionen bei Fehlern in der Lohnabrechnung

-Fehlende oder fehlerhafte Lohnabrechnungen können teuer werden:

• Strafen für falsche Lohnsteuerabrechnung: Nachzahlungen + Bußgelder bis zu 50.000 €
• Nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge: Strafen + Nachzahlungen bis zu 4 Jahre rückwirkend
• Fehlende Meldungen an den Zoll (bei Mindestlohnberufen): Strafen bis zu 500.000 €

Praxisbeispiel:
Ein tschechisches Bauunternehmen zahlt die Löhne ohne Lohnsteuerabzug aus. Nach einer Prüfung fordert das Finanzamt 250.000 € Steuernachzahlung und Strafe.