Mitarbeiter ins Ausland entsenden: Alles Wichtige zur A1-Bescheinigung für Arbeitgeber

1. Was ist die A1-Bescheinigung und warum ist sie wichtig?

Die A1-Bescheinigung ist ein offizielles Dokument, das nachweist, dass ein Arbeitnehmer, der vorübergehend in einem anderen EU-Land, Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz arbeitet, weiterhin in seinem Heimatland sozialversichert bleibt. Sie dient dazu, Doppelversicherungen und Probleme mit Sozialabgaben zu vermeiden.

Beispiel: Ein deutsches Unternehmen entsendet einen Techniker für drei Monate nach Frankreich, um eine Maschine bei einem Kunden zu installieren. Mit der A1-Bescheinigung bleibt der Techniker in Deutschland sozialversichert und muss sich nicht im französischen System anmelden.

2. Wer benötigt eine A1-Bescheinigung?

Jeder Arbeitnehmer oder Selbstständige, der vorübergehend ins Ausland entsendet wird, benötigt eine A1-Bescheinigung. Dies gilt unabhängig von der Dauer des Aufenthalts oder der Art der Tätigkeit.

Beispiel:

• Ein Mitarbeiter reist für eine zweitägige Geschäftsbesprechung nach Österreich.
• Ein Bauarbeiter wird für sechs Monate auf eine Baustelle in Italien geschickt.
• Ein IT-Berater arbeitet drei Wochen an einem Projekt in Spanien.

3. Wie beantragen Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung?

Arbeitgeber müssen die A1-Bescheinigung elektronisch über das SV-Meldeportal oder andere zertifizierte Software beantragen. Die Ausstellung erfolgt durch die Krankenkasse oder die Deutsche Rentenversicherung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Anmeldung beim SV-Meldeportal oder einer entsprechenden Software.
2. Auswahl des Mitarbeiters und Eingabe der relevanten Daten (z. B. Reisedauer, Einsatzland, Art der Tätigkeit).
3. Antrag absenden und auf Genehmigung warten (Bearbeitungszeit in der Regel wenige Tage).
4. Die genehmigte A1-Bescheinigung dem Mitarbeiter mitgeben.

4. Was passiert, wenn keine A1-Bescheinigung vorliegt?

Ohne A1-Bescheinigung kann es zu Problemen bei Kontrollen durch ausländische Behörden kommen. In manchen Ländern drohen hohe Bußgelder oder sogar ein Tätigkeitsverbot für den Mitarbeiter.

Beispiel: Ein deutscher Vertriebsmitarbeiter reist kurzfristig zu einem Kunden in Frankreich, wird dort kontrolliert und hat keine A1-Bescheinigung dabei. Das Unternehmen muss eine Strafe zahlen, und der Mitarbeiter darf seine Tätigkeit nicht fortsetzen.

5. Sonderfälle und häufige Fragen

a) Was gilt für Dienstreisen ohne aktive Arbeitstätigkeit?
Auch für Geschäftsreisen, die lediglich Meetings oder Konferenzen beinhalten, ist eine A1-Bescheinigung erforderlich.

b) Was passiert bei kurzfristigen Einsätzen?
Die A1-Bescheinigung ist auch für sehr kurze Aufenthalte Pflicht. Arbeitgeber sollten sie frühzeitig beantragen.

c) Gibt es Ausnahmen?
In manchen Fällen können Abkommen zwischen Ländern bestehen, die Ausnahmen ermöglichen. Eine genaue Prüfung durch den Arbeitgeber ist notwendig.